Microsoft Project-এ প্রজেক্ট প্রপার্টি সেট করা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ, কারণ এটি প্রজেক্টের মৌলিক তথ্য সঠিকভাবে সংরক্ষণ এবং ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। প্রজেক্টের শুরু তারিখ, প্রজেক্ট ম্যানেজার, এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য নির্ধারণ করলে, প্রজেক্টের পরিকল্পনা, পর্যবেক্ষণ, এবং রিপোর্টিং আরও সহজ এবং কার্যকরী হয়।
প্রজেক্ট প্রপার্টি সেটআপ
১. প্রজেক্ট প্রপার্টি খোলা
প্রথমে, প্রজেক্টের মৌলিক তথ্য সম্পাদনা করতে আপনাকে Project Information ডায়ালগ বক্স খুলতে হবে। এই সেটিংসে আপনি প্রজেক্টের শুরু তারিখ, শেষ তারিখ, প্রজেক্ট ম্যানেজার, এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য সেট করতে পারবেন।
- Project Information খোলার জন্য:
- Project ট্যাবে যান।
- Project Information অপশন নির্বাচন করুন।
- এখানে একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে আপনি প্রজেক্টের বিস্তারিত তথ্য প্রবেশ করতে পারবেন।
২. Start Date (শুরু তারিখ) সেট করা
প্রজেক্টের Start Date নির্ধারণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি পুরো প্রজেক্টের টাইমলাইন এবং অন্যান্য টাস্কের জন্য ভিত্তি তৈরি করবে।
- Start Date নির্ধারণ করা:
- Project Information ডায়ালগ বক্সে গিয়ে Start Date ফিল্ডে আপনার প্রজেক্টের শুরু তারিখ প্রবেশ করুন।
- আপনি ক্যালেন্ডার থেকে তারিখ নির্বাচন করতে পারেন অথবা ম্যানুয়ালি তারিখ টাইপ করতে পারেন।
- OK বাটনে ক্লিক করে পরিবর্তন সেভ করুন।
এখন, আপনার প্রজেক্টের সিডিউল সেই নির্ধারিত Start Date এর ভিত্তিতে শুরু হবে।
৩. Project Manager (প্রজেক্ট ম্যানেজার) তথ্য যোগ করা
প্রজেক্ট ম্যানেজারের নাম বা দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির তথ্য প্রদান করা প্রজেক্ট পরিচালনায় সহায়ক হতে পারে। যদিও Microsoft Project-এ প্রজেক্ট ম্যানেজারের নাম সরাসরি কাস্টম ফিল্ড হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করার কোনো নির্দিষ্ট অপশন নেই, তবে আপনি এটি Notes বা Custom Fields এর মাধ্যমে উল্লেখ করতে পারেন।
- Project Manager যোগ করা:
- Project Information ডায়ালগ বক্সে যান এবং Notes ফিল্ডে প্রজেক্ট ম্যানেজারের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য লিখুন।
- যদি আপনি কাস্টম ফিল্ড ব্যবহার করতে চান, তবে Custom Fields ব্যবহার করে প্রজেক্ট ম্যানেজারের নামের জন্য একটি কাস্টম ফিল্ড তৈরি করতে পারেন।
৪. Project Title (প্রজেক্ট শিরোনাম) সেট করা
আপনার প্রজেক্টের নাম বা শিরোনাম স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা উচিত। এটি প্রজেক্টের রেকর্ড এবং অন্যান্য পরিচিতির জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
- Project Title নির্ধারণ করা:
- File মেনু থেকে Info সিলেক্ট করুন।
- সেখানে Project Title ফিল্ডে প্রজেক্টের নাম লিখুন।
- নাম প্রবেশ করার পর Save বাটনে ক্লিক করুন।
৫. Project Calendar (প্রজেক্ট ক্যালেন্ডার) সেট করা
প্রজেক্টের সময়সূচী পরিচালনা করতে Project Calendar অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ক্যালেন্ডার সেট করা নিশ্চিত করবে যে, প্রজেক্টের কাজের দিন এবং ছুটির দিন সঠিকভাবে ট্র্যাক হচ্ছে।
- Project Calendar নির্ধারণ:
- Project Information ডায়ালগ বক্সে গিয়ে Calendar ফিল্ডে আপনার প্রয়োজনীয় ক্যালেন্ডার নির্বাচন করুন।
- আপনি যদি কাস্টম ক্যালেন্ডার তৈরি করে থাকেন, তবে সেই ক্যালেন্ডার সিলেক্ট করুন।
৬. Baseline (বেসলাইন) নির্ধারণ
Baseline নির্ধারণ প্রজেক্টের মূল সময়সূচী এবং বাজেট ট্র্যাক করার জন্য অপরিহার্য। আপনি যখন প্রজেক্টের বেসলাইন নির্ধারণ করেন, তখন প্রজেক্টের পরিকল্পিত এবং বাস্তব সময়ের পার্থক্য পর্যবেক্ষণ করতে পারবেন।
- Baseline নির্ধারণ করা:
- Project মেনু থেকে Set Baseline নির্বাচন করুন।
- সেখান থেকে আপনার প্রজেক্টের Baseline সেট করুন (যেমন: Baseline 1, Baseline 2 ইত্যাদি)।
- এটি সেভ করলে, আপনার প্রজেক্টের সময়সূচী এবং বাজেটের তুলনা করতে পারবেন।
প্রজেক্ট প্রপার্টি কাস্টমাইজেশন ও ব্যবহারের সুবিধা
প্রজেক্ট প্রপার্টি কাস্টমাইজ করার মাধ্যমে আপনি নিচের সুবিধাগুলি উপভোগ করতে পারবেন:
- টাস্ক এবং সময়সীমা নির্ধারণে সহায়তা: প্রজেক্টের Start Date এবং End Date সঠিকভাবে সেট করা প্রজেক্টের টাস্কগুলির সময় সীমার মধ্যে সঠিকভাবে কাজ করতে সহায়তা করবে।
- রিপোর্টিং এবং ট্র্যাকিং: প্রজেক্টের Project Manager এবং Project Title নির্ধারণ করলে এটি প্রজেক্ট রিপোর্টিং এবং ম্যানেজমেন্টে সহায়ক হবে।
- বেসলাইন ট্র্যাকিং: প্রজেক্টের পরিকল্পনা এবং বাস্তব পরিস্থিতির মধ্যে পার্থক্য ট্র্যাক করা সহজ হবে, যা বেসলাইন নির্ধারণের মাধ্যমে করা যায়।
এভাবে, Project Properties কাস্টমাইজ করে, আপনি প্রজেক্টের সময়সীমা, দায়িত্বশীল ব্যক্তি, ক্যালেন্ডার, এবং অন্যান্য মৌলিক তথ্য সঠিকভাবে সেট করতে পারবেন, যা পরবর্তী সময়ে প্রজেক্ট পরিচালনা এবং পর্যবেক্ষণে সহায়ক হবে।
Read more
